In der Zeugnissprache werden Noten über ein abgestuftes Lob vergeben. Ein schwaches Lob entspricht einer ausreichenden Leistung (Note 4). Je besser die Note wird, umso stärker fällt auch das Lob aus - bis zum Superlativ in der Note 1. Kritik, insbesondere in der Note 5, wird mit den folgenden Verschlüsselungstechniken umschrieben:
Auf eine zu erwartende Aussage wird verzichtet, z.B. "Das Verhalten gegenüber Kollegen war einwandfrei". Hier fehlen die Vorgesetzten, gegenüber denen das Verhalten also wohl weniger gut war. Oder es fehlt eine Aussage zum Fachwissen, was auf mangelhafte Kenntnisse schließen lässt.
Während im normalen Sprachgebrauch eine doppelte Verneinung die Aussage verstärkt (z.B. "nicht unerheblich" = wichtig), bewirkt sie in der Zeugnissprache eine Abwertung. Gab das Verhalten eines Beurteilten beispielsweise "keinen Anlass zu Beanstandungen", dann war es aber auch nicht gerade lobenswert.
Aussagen wie "die Aufgaben, die ihm übertragen wurden, führte er zielstrebig aus" verweisen auf mangelnde Eigeninitiative.
Unwichtiges und Selbstverständliches wird gegenüber den wirklich wichtigen Aussagen hervorgehoben, z.B. wenn einem Werbegrafiker ein besonders sparsamer Umgang mit Betriebsmitteln, nicht aber eine kreative Arbeitsweise bescheinigt wird.
Wenn bestimmte Zeugnisaussagen im Widerspruch zueinander stehen, hebt dies den positiven Eindruck auf. Wenn einem Mitarbeiter sehr gute Leistungen bescheinigt werden, der Zeugnisaussteller ihm aber weder dankt, noch sein Ausscheiden bedauert, ist das widersprüchliche Zeugnis vermutlich Ergebnis einer Nachverhandlung, bei der nicht alle wesentlichen Aussagen aufgewertet oder ergänzt wurden.
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